Подробнее
Resto Expo 2024/Весна
Как наладить контакт с госсервисами в 2024 году
Комментирует Алами Джумлаев, руководитель отдела по привлечению новых клиентов DocsInBox
«Есть бизнес-процессы, без которых не обходится практически ни один проект. Однако часто проблема возникает в том, что каждый процесс надо вести в разных сервисах и программах. Наша задача – объединить эти процессы в рамках одного окна и максимально упростить их реализацию»
Алами Джумлаев
Руководитель отдела по привлечению новых клиентов DocsInBox.
  • 5 лет развивает IT-решения в HoReCa;
  • Помог 500+ ресторанам автоматизировать документооборот и отчётность.
Справка о компании
DocsInBox — сервис автоматизации документооборота между ресторанами и
поставщиками. Помогли 10 000 ресторанов перевести бумажные документы в цифру и
упростить работу с ЕГАИС, «Честным знаком» и «Меркурием».
Компания DocsInBox занимается организацией документооборота между поставщиками, ресторанами и государством.
Мы являемся официальными партнерами многих госсервисов и проводим с ними большое количество встреч еще до ввода значимых для рынка изменений. Это позволяет нам заранее узнавать о многих нюансах в проектах законодательства и дорабатывать заранее наши решения.

В чем концепция сервиса DoсsInBox?
Есть бизнес-процессы, без которых не обходится практически ни один проект. Однако часто проблема возникает в том, что каждый процесс надо вести в разных сервисах и программах. Например, есть бумажные накладные, есть накладные, которые приходят через ЭДО, есть чеки и т. д. Со всем этим надо работать, вносить в учетную систему и т. д. Также есть блок работы с поставщиками, и там тоже разные каналы коммуникации. Наша задача – объединить эти процессы в рамках одного окна и максимально упростить их реализацию.
ЕГАИС для ресторанов в 2024 году
Сам по себе ЕГАИС схож с любой другой программой контроля. Его задача – сделать так, чтобы весь оборот подконтрольной продукции был максимально прозрачен. Это достигается за счет того, что каждое звено в цепочке при любом перемещении и действии с этим товаром отчитывается государству о том, что оно сделало с этим товаром.
У ресторанов в рамках работы с ЕГАИС есть три основных процесса, касающихся работы с алкоголем: Приемка, Списание, Сдача ежеквартальной декларации.
Не так давно были анонсированы изменения в части работы с крепким алкоголем с 1 июля 2024 года:

  • Списание крепкого алкоголя по проливу в миллилитрах;
  • Списания делятся на 2 типа: «чистый» алкоголь чеками и «коктейли» актами списания;
  • Будут контролировать «перелив» из бутылки;
  • Отменяется декларация по пиву с 2025 года.

Прокомментирую кратко эти нововведения. Сейчас меняется работа с крепким алкоголем, который продается в “чистом виде” или в составе коктейлей. В первом случае алкоголь должен списываться в ЕГАИС в момент продажи через чек. А коктейли могут быть списаны по факту “опустошения” бутылки через акт списания в конце смены.
Если говорить про работу со слабым алкоголем, то здесь изменения в том, что со следующего года алкогольные декларации по пиву сдавать больше не придется.
Как работают рестораны с ЕГАИС через сервис DocsInBox?
  • 2.1.
    Ценность, которую мы приносим за счет автоматизации работы с алкоголем, – это мобильность. DocsInBox позволяет работать с товаром прямо с мобильного телефона, используя приложение. Оно позволяет принимать алкоголь не в месте, где находится главная касса и сканер, а прямо со склада. Аналогично осуществляется процесс списания: достаточно зайти  приложение и отсканировать штрих-код.
  • 2.2.
    Также приложение существенно упрощает работу с алкогольной декларацией. Обычно  рестораны формируют декларацию в одном сервисе, шифруют в другом и т. д. Для бухгалтерии это настоящая проблема, потому что сложно найти расхождения в декларации. У нас же все просто. Алкогольная декларация формируется автоматически на основе ежедневной приемки и списания. Ее не надо выгружать, достаточно нажать на кнопку – и декларация направлена в Росалкогольрегулирование. Сейчас ее оформление занимает всего 5 минут.
Кейсы: реальные истории
На примере нескольких заведений посмотрим, с какими проблемами может столкнуться ресторан, и как их решает DocsInBox.
  • 3.1. Ресторан восточной кухни с 7 филиалами.
    Проблемы: работы по списанию не проводились “в моменте”. Это провоцировало большое количество расхождений.
    Задача – найти удобный способ работы, чтобы избавиться от потенциальных  неприятностей.
    Решение: завязали приемку алкоголя на бар. Например, одна бутылка разбилась, и сотрудники об этом не сказали. Чтобы найти пропавшую бутылку, бармену достаточно пройтись по запасам и отсканировать все закрытые бутылки. Таким образом методом исключения понятно, какую марку списать в ЕГАИС. Это тут же отразится в алкодекларации.
  • 3.2. Сеть из трех небольших кофеен в Санкт-Петербурге.
    По этому кейсу видно, как автоматизация влияет н масштабирование бизнеса. В момент подключения у собственника  была только одна, но на ближайшей перспективе была цель расширяться. Бармены, так же как и в первом кейсе, завязали приемку на себе, бухгалтерия видит все в режиме онлайн – все в плюсе.
  • 3.3. Ресторан с 9 точками на Дальнем Востоке
    Здесь интересна автоматизация документооборота в целом, поскольку помимо алконакладных у заведения есть еще и товарные накладные. Наша задача была сделать так, чтобы бухгалтеры не вносили данные руками, а данные, которые появляются в товарно-учетной системе, были максимально “свежими”.
В чем здесь основная проблема: бухгалтеры, которые занимаются внесением “первички”, не участвуют в фактической приемке. Это значит, что период между поступлением товара на точку и внесением его в учетную систему может быть разным. Между тем, одни бухгалтеры работают на удаленке, другие – постоянно перемещаются между точками… Часть накладных в этом случае теряется, для электронных накладных обязательна электронная подпись. Бухгалтер не всегда видит, действительно ли пришел товар (чтобы его принять). Все это провоцирует создание множества чатов с администраторами, с фотографиями накладных и проч.
У нас есть для этого автоматизированное решение: мы можем выгружать все накладные
в товарно-учетную систему, независимо от источника накладной. Таким образом, бухгалтерам нет необходимости заносить данные вручную. Допустим, у вас помидоры, которые вы считаете в кг, а у поставщика большое количество томатов разных сортов. Учет помидоров разных сортов (в пересчете на кг) – достаточно трудоемкое занятие. DocsInBox позволяет все накладные делать автоматически, а рестораны видят корректные данные по поставкам и ценам.
Чтобы накладные формировались автоматически, нам необходимо работать с вашими поставщиками (если мы говорим про автоматизацию бумажных накладных). В принципе, крупные и средние поставщики уже и так с нами работают. Как правило, при подключении новых проектов мы тратим ресурс на подключение локальных поставщиков. Поскольку для них это бесплатно и не требует использования новых программ, то они охотно подключаются. Как правило, они работают в 1С, которая их подключает к нашему сервису.
Учитывая, что у большинства заведений есть отсрочка (как правило, неделя), это позволяет исключить случаи, когда ресторатор переплачивает по ошибочно сформированной накладной.
  • 3.4. Ресторан восточной кухни с 7 филиалами
    Как видим, здесь есть свое производство, и точки работают с еще большим количеством поставщиков. Задача была – не “захлебнуться” в документообороте, с учетом открытия новых точек.
Маркировка в “Честном знаке”
  • 4.1. Суть маркировки
    Суть маркировки (как и ЕГАИС) – видеть, что происходит с подконтрольной продукцией. Когда вы получаете товар, вам надо уведомить государство, что вы его приняли, и отчитаться о его последующем движении через кассу: была дальнейшая продажа, списание на личные нужды и т. д.
    Но ключевое отличие маркировки в том, что здесь все завязано на ЭДО, и электронную подпись вам надо использовать на только для работы с платформой, но и с поставщиком. Многие используют разных операторов ЭДО, иногда приходится настраивать роуминг и т.д. Наша задача – все упростить и привязать так же к телефону.
  • 4.2. Как все работает
    • В случае приемки товара для продажи
    Человек на точке занимается фактической приемкой товара. Он сверил на точке количество полученного товара с договором и наживает в приложении на “Принять”. Если накладная пришла к вам через ЭДО, то ее подписание произойдет в ЭДО автоматически. Так происходит потому, что электронная подпись, которая есть у бухгалтера, привязывается к системе; к ней есть доступ с устройства, где есть выход в интернет. В результате нет необходимости открывать каждую накладную и подписывать.

    • При списании маркированной продукции
    У нас очень удобное решение для работы с водой и молоком, которые используются в производстве: в момент фактической приемки товара все автоматически списывается на собственные нужды.
    А вот с пивом порядок немного отличается. Необходимо изначально подключить кег к крану и “Честному знаку” (у нас это можно сделать с помощью камеры мобильного телефона). С помощью интеграции нашего плагина в учетную систему происходит автоматическое списание каждого пролива пива. Это автоматически отображается в “Честном знаке”.
    В итоге для соответствия всем требованиям достаточно минимум действий. При этом бармен не тратит время на работу с госсервисами.
Процесс маркировки пива