Я несколько лет работала в сегменте HoReCa со стороны производителя и со стороны поставщика, поэтому изнутри знаю процессы отгрузки товара. Я запускала «с нуля» кофейни и кафе и понимаю, с какими трудностями сталкивается ресторанный бизнес, а главное, как их можно преодолеть. Одна из таких сложностей — это документооборот, который, как правило, занимает много времени и сил.

Компания DocsInBox уже более 10 лет помогает ресторанам сокращать издержки на документооборот за счет его автоматизации. Мы берем документооборот на себя и автоматизируем все, что можно автоматизировать, чтобы рестораторы могли тратить время на развитие своего бизнеса.

Мы работаем с заведениями общепита разных сегментов и масштабов:: от одиночных точек до крупных сетей.

В настоящее время у нас более 5 000 поставщиков — от единичных до крупных и известных. Если ваш ресторан работает только с одним поставщиком, мы можем посотрудничать: подключим вашего поставщика и научим работать с продуктами DocsInBox.

А еще мы эксперты в маркировке в «Честном знаке»:

Маркировка — это государственный сервис для отслеживания доставки качественной продукции от производителя до конечного потребителя. Поставщики обязаны регистрироваться в «Честном знаке» и наклеивать на произведенный продукт стикер, в котором есть вся информация об этой продукции. Далее товар запускается в B2B-сегмент, в частности, в рестораны.

В сегменте HoReCa маркируются три ключевых компонента:

Основное условие для работы в системе «Честный знак» — настроенный юридически значимый ЭДО. Иными словами, если вы не участник ЭДО, то не сможете работать в приложении «Честный знак».

Так как обмен документами с поставщиками будет электронным, то ЭДО в вашем заведении общепита должен быть такой же, как и у вашего поставщика.

Обмен информацией с «Честным знаком» тоже будет происходить через ЭДО. Теперь поставщики не смогут отгрузить немаркированную продукцию, а заведение общепита на сможет ее принять (если это касается молока и воды).

Важно: ресторан не должен сканировать воду на кассе, если гости заказывают воду за стол и оплачивают ее в счете. Такая вода реализуется списанием на производственные нужды и списывается с баланса в «Честном знаке».

Поставщик маркирует воду и отправляет ее в ресторан. Ресторан принимает воду: в его ЭДО приходит накладная от поставщика, которую ресторан подписывает через усиленную электронную подпись. С момента подписания вся вода с баланса «Честного знака» начисляется на баланс ресторана. Теперь ресторан обязан отчитаться о том, куда он денет эту воду.

Далее ресторан принимает решение: часть воды оставляет для реализации на кассе, часть воды ставит на столики или использует в производственных нуждах. Здесь ему надо зайти в приложение «Честный знак» и все это списать вручную.

С помощью DocsInBox.Маркировка это можно сделать одной кнопкой, а в приложение «Честный знак» даже не потребуется заходить, поскольку всю интеграцию обеспечивает наш сервис DocsInBox.

За каждую проданную бутылку воды, которая оставлена для реализации на кассе, ресторан должен отчитаться. Учетное кассовое оборудование настраивается так, чтобы оно сканировало продукцию в «Честном знаке», когда покупатель покупает воду. Товар передается вместе с чеком покупателю. На стикере товара (бутылки с водой) покупатель может отследить информацию о маркированном товаре. Информация, что товар промаркирован, будет и на чеке. После продажи эта бутылка спишется с вашего баланса в «Честном знаке».

Например, клиент заказал еду и воду. Как отчитываться за бутылку с водой? Согласно разъяснениям Минпромторга от 2 марта 2023 года, воду, которую вы выносите гостю и включаете в счет, не надо оставлять на балансе «Честного знака». Отчитываться за такую воду тоже не надо. Эта вода учитывается как услуга и при приемке товара мы ее сразу списываем.

Изменения с 1 апреля 2023 года:

Что это значит для ресторанов?

На практике поставщики могут прийти в ресторан и попросить его сделать ЭДО, чтобы не оформлять документацию дважды: в ЭДО и на бумажном носителе (как до требований маркировки продукции). Мы советуем в этом случае ресторанам также переходить на ЭДО, поскольку он сильно упрощает документооборот. Достаточно один раз зарегистрироваться в системе, и далее документы заполняются достаточно быстро.

По нашей статистике:

И самое главное. Мы создали продукт DocsInBox.Маркировка, чтобы облегчить работу поставщиком и ресторанов. Вам больше не нужно самостоятельно разбираться с регистрацией в системе «Честный знак» и учиться в ней работать. Вы можете обратиться к нам, а мы возьмем на себя все работы с ЭДО и «Честным знаком». Вся работа будет проходить максимально просто в сервисе DocsInBox.Маркировка, а всю отчетность мы отправляем автоматически в «Честный знак».