Подробнее
Зарегистрироваться
Войти в личный кабинет
Resto Expo 2022/Осень
Электронный документооборот в ресторане новой реальности DOCSINBOX News
Комментирует Иван Земсков, директор по продукту компании DocsInBox
“
"Мы стараемся максимально упростить ресторану жизнь, чтобы он занимался своими обычными делами. А всю работу с документами, включая работу с государственными сервисами, мы берем на себя".
— Иван Земсков, директор по продукту компании DocsInBox.
Более 5 лет опыта в развитии цифровых продуктов в сегментах B2B. Эксперт в области электронного документооборота и государственных сервисов.
О компании
DocsInBox – ведущий провайдер решений по автоматизации документооборота между ресторанами и поставщиками. За 10 лет компания помогла более 8 600 ресторанам перейти на электронные накладные и автоматизировать работу с ЕГАИС и «Меркурием».

Всем участникам онлайн-выставки команда предоставляет скидку 15% на все продукты до 15 сентября
Сейчас очень быстро меняется законодательство, соответственно, необходимо перестраиваться под новые требования. Одно из самых важных за последнее время - это введение маркировки в «Честном знаке», которая требует перехода на электронный документооборот (ЭДО). Посмотрим, как перейти на ЭДО максимально просто и безболезненно для бизнес-процессов ресторанов.
1/ ЭДО или бумага: как не потерять поставщиков и сэкономить на внедрении
ЭДО – это обмен юридически значимыми документами в электронном виде. Если сравнить ЭДО с бумажными документами, то преимущества первого очевидны:
  • 1
    Все удобно хранится в одном месте;
  • 2
    Быстрый и легкий доступ к любому документу;
  • 3
    Легкий обмен как с контрагентами, так и с надзорными органами;
  • 4
    Больше не нужно ждать новой поставки для закрытия корректировок.Все изменения в документацию (при необходимости) происходят в течение нескольких минут.
Результат: вы получаете для себя весь комплект отчетных документов, и вас больше не "дергают" в бухгалтерии.

Работа с поставщиками, или важные аргументы в пользу ЭДО в сфере HoReCa:
  • Большая часть крупных поставщиков ("Метро", "Восток-Запад", Pepsi и др.) уже давно работает с ЭДО. Причина: они работают не только с HoReCa, но и с ритейлом, а там автоматизация документооборота началась гораздо раньше.
  • Для поставщиков (в первую очередь, крупных) работа с ЭДО – это ускорение процесса обмена документами и сокращение затрат. С учетом подорожания бумаги это очень существенно.
  • Государственная направленность на цифровизацию и вывод бизнеса из серой зоны стимулирует поставщиков переходить на ЭДО.
  • Для работы с поставщиками, которые поставляют качественную продукцию по хорошим ценам, ресторанам потребуется внедрение ЭДО уже в течение ближайших нескольких лет. К примеру, некоторые поставщики, например, Метро, уже сейчас работают только с ЭДО.
2/ Правда ли, что ЭДО – это неудобно и тяжело?
Сразу скажу, что обычно это так и есть:
  • 1
    Надо перестраивать процессы внутри ресторана.
  • 2
    Принимают продукцию и подписывают документ ЭЦП (электронной цифровой подписью) совершенно разные люди
  • 3
    Провайдер ЭДО – еще одна программа для работы, в которой нужно вести учет. Не забываем, что у ресторана уже стоит программа, например iiko, r_keeper и др. При добавлении дополнительной программы по ведению ЭДО бухгалтеры начинают паниковать, просить повышения, увольняться и т.д.
  • 4
    Ресторану приходится обучать своих сотрудников работе с ЭДО и выстраивать процессы работы вместе с поставщиком.
  • 5
    Ресторан несет дополнительные затраты, время и силы сотрудников, которые внедряют новые бизнес-процессы.
Как правило, именно так и происходит, если вы внедряете стандартный электронный документооборот. Зная об этой ситуации, компания DocsInBox разработала сервис ЭДО, который действительно все упрощает.
  • Выстраиваем процесс работы с ЭДО конкретно для каждого ресторана;
  • Убираем лишние действия – принять продукцию и подписать документ может один и тот же человек;
  • Сводим всю работу к «одному окну» – подписывайте документы, загружайте в УС, не выходя из приложения;
  • Подключаем поставщиков, помогаем выстроить правильные процессы, обучаем сотрудников правильно работать с документами.
3/ Кейсы в HoReCa
  • 3.1. ГК "Знак", 28 точек фастфуда
    Проблемы: бухгалтеры перегружены, много времени тратится на бумажную работу при работе с поставщиками. Стандартная ситуация: бухгалтерия находится в центральном офисе, а приемка продукции всегда происходит "на месте". Тот человек, который видит реальное количество продукции, и тот человек, который подписывает документы для поставщика – это обычно разные люди. В итоге возникают нестыковки, которые приходится разбирать. Бухгалтеру приходилось созваниваться с приемщиком, вносить корректировки и т.д.

    Что дал DocsInBox: система одного окна. Человек, который находится на точке и принимает продукцию, вносит в приложение информацию о продукции и количестве товара. Бухгалтер это сразу видит и может при необходимости сразу подписать документ, а при необходимости – созвонится с поставщиком или приемщиком.

    Если все хорошо, бухгалтер сразу получает все сформированные документы в электронном виде. Для этого достаточно нажать на одну кнопку. Не нужно ждать приезда поставщика. Документооборот по данной поставке завершен и автоматически готова отчетность перед налоговой.

    Результат: объем работ сократился примерно на 30%. Суммарно компания сэкономила 5 часов в неделю у каждого из четырех сотрудников, что составило 80 часов в месяц.

  • 3.2. "Много лосося", 200 точек
    Без DocsInBox: Без ЭДО сбор бумажной первичной документации занимал бы от 3 рабочих дней
    После внедрения DocsInBox: С ЭДО сбор первичной документации занимает 1 рабочий день
4/ Новые сроки маркировки в «Честном Знаке»: ожидания и реальность
C 2022 для ресторанов стала актуальна маркировка молочной продукции и воды. Главная задача маркировки: проследить качество товаров от производителя до конечного потребителя. С 1 сентября 2022 года началась маркировка молочной продукции для поставщиков. С 1 ноября 2022 года для предприятий HoReCa, работающих с упакованной водой, станет обязательной регистрация в ЭДО и ЧЗ и прием продукции на баланс.

Что здесь важно. Поставщики уже сейчас (с 1 сентября 2022 года) должны регистрироваться в системе "Честный Знак" и использовать ЭДО. В результате, несмотря на то, что повсеместная обязанность ресторанов о регистрации в системе "Честный Знак" возникает только с декабря 2023 года, поставщики уже сейчас настаивают, чтобы рестораны использовали этот сервис. Но зарегистрироватся в этом сервисе, не используя ЭДО, невозможно. В результате рестораны вынуждены переходить на ЭДО в ускоренном режиме, несмотря на то, что закон им пока позволяет использовать бумажный документооборот.

Мы пришли к выводу, что в "Честном Знаке" достаточно легко зарегистрироваться, но сложно настроить ЭДО. Именно поэтому мы разработали такой ЭДО, который максимально упрощает все ваши бизнес-процессы. В любом случае, ресторанам лучше начать разбираться с ЭДО заранее, чтобы потом не "попасть" на штрафы, а сейчас избежать конфликтов с поставщиками.
Для этого мы разработали наш новый продукт DocsInBox.Маркировка.
Что он обеспечивает:

  • Приемку накладных в "Честном Знаке"

  • Подписание УПД усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

  • Автоматический вывод для нужд предприятия, т.е для приготовления блюд.
Узнать больше о том, как вести ЭДО для выполнения требований о маркировке: